パーキンソンの法則とは、今注目を浴びている「労働生産性の向上」や人生100年時代における「老後問題」に直結する法則ですので、社会人の方は覚えておいて損はありません。
- 時間効率をどう上げていけばよいか？集中力が続かない。など効率よく仕事したい方
- いつのまにかお金がなく貯金していきたい方
- 節約方法の始め方が分からず、どうすれば良いのかわからない方
実に身の回りに起きている法則ですので、記事を読んで活用方法を学んでいきましょう！
パーキンソンの法則の提唱者は？
イギリスの歴史学者・政治学者で
シリル・ノースコート・パーキンソンという方が著書『パーキンソンの法則：進歩の追求』において
第一の法則と第二の法則を提唱しています。それぞれ見てきましょう！
どんな法則？
第一法則：仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する。
パーキンソンの法則は、英国の官僚制を観察した結果に基づくもので、イギリス帝国が縮小していたにもかかわらず植民地省の職員数は増加していたとパーキンソンは指摘している。
パーキンソンによれば、このような結果は、
- 役人はライバルではなく部下が増えることを望む
- 役人は相互に仕事を作りあう
という2つの要因によってもたらされる。また、パーキンソンは、官僚制内部の総職員数は、なすべき仕事の量の増減に関係なく、毎年5-7%増加したとも指摘している。
wikipediaより抜粋
皆さんも最近はこのように、労働生産性の改善で、仕事量が膨張したため、仕事の効率化や仕事のナレッジ化というのを耳にする機会が多いと思います。
筆者も一つの会議で課題が複数出ると、会議が複数回、違った領域で増えていくことにより、会議体だけ増える状況を良く目の当たりにしています。
一番当てはまりそうなのは、夏休みの宿題が例えとして分かりやすいですね。
夏休みという期間が与えられると、夏休みの宿題は夏休みの終わりまでやらず、残っていきますね。
仕事でも効率の悪い働き方としては、すぐに終わる仕事を後回しにすることで、仕事量が膨れ上がり、残業が増えるというケースも多く見ます。
それでは、どうすればこの膨れ上がったものを抑えれるのか？
答えは簡単です。時間を区切ってしまうのが良いです。
・例えば、受験勉強であれば、試験の問題を何回も繰り返し、５分考えて解けなかった問題は、回答を見て考える。その後、復習するたびに同じように解法が分かるまで続けると効率的に問題を解けるようになると言います。
これは１問の出来ない問題に時間の制限も掛けず、考えることをしてしまっては、勉強時間が長くなるだけで、解法を学べないことになります。
皆さんの身の回りにもおそらく同じようなことが多くあると思います。
洗濯物、掃除、皿洗いなど、時間の制限をなくしてしまうと溜まってしまいますね。筆者もかなりの確率で当てはまります。
すべての物事をこうしてパーキンソンの法則に当てはめて考えてしまうことには、疲れてしまいそうですが、効率をあげていきたいと考えられている方には、ぜひともこの法則を理解していただき、時間の使い方を学んで頂ければと思います。
時間の効率のためにすべきこととしては、3つほどコツがあります。
- すべての業務をタスク化する（作業を見えるようにしておく）
- 時間を区切る（自分で作業完了時間を仮で設定する）
- 息抜きをする時間を作る
まずはすべての業務をタスク化しましょう
目標を達成するために、月単位での目標があればそれを行うまでにしている業務を細分化させてみましょう。
可視化することで計画性をもって仕事に取り組むことが出来、また余分な作業も見えてきます。
カレンダーに書き込んだり、スケジュール表に入れてみるのがお勧めです。
全体的に俯瞰してみることが出来るので、長期的にかかる問題と短期で終わる問題に分けることもできます。
次に自分の時間を区切って見ましょう
例えば、1日単位でみると、朝から夕方までの仕事内容を可視化させて、時間を区切ります。メールを見る時間、提案書を作る時間、打ち合わせをする時間などスケジュール管理しておくことで、その時間に終わらせるようにします。
無理に仕事時間を短くすれば、どんどん仕事が片付かなくなりますし、長くするとダラダラと続けてしまいます。
ですので、ある程度の余裕をもってスケジュール管理を行い、作業完了までの時間を仮設定するようにしましょう。
最後は息抜きをする時間を作りましょう
有名な方法としてはポモドーロ・テクニックです。
ポモドーロ・テクニックの方法とは、短めの作業と短い休憩を繰り返すことです。「25分の作業＋5分の休憩」を1回分とし、4回ごとに30分間の休憩を取ります。これを繰り返します。
これをやることによって集中力が継続して、高い生産性をもって仕事ができます。
この休憩時間が重要ですので、やらないことをしっかり守って作業に集中するようにしましょう。
作業の合間にしてしまいがちなことを挙げておきます。
- ネットサーフィン
- TwitterやFacebookやLINEなど携帯の使用
- 現在取り掛かっているのとは違う他の業務
これを行わないことで休憩時間にしっかり休憩を行えるようメリハリをつけましょう！
第二法則：支出の額は、収入の額に達するまで膨張する。
こちらもパーキンソンが唱えた法則で、国家の運営費が一定だとすれば、税収の増加で国家の財源は潤うはずであったイギリスが、毎年の増税で支出が増え続けたことから、提唱されました。
これは身近なことで、皆さんも経験されていると思います。
おやつが５００円と決められていたら、５００円まで使い切りますよね。
これがおそらく１０００円と増えても使い切ってしまいます。財布の中にお金を入れているといつのまにか使い過ぎているということもこの法則に基づいていると思います。
それでは使いすぎないようにするにはどうすればよいのでしょうか？
ここでは4つほどコツを紹介させていただきます。
収入を別口座に分ける
口座を何個お持ちですか？収入と支出の口座を一つにまとめていると、どうしても使いすぎてしまいます。
給与口座として指定されている場合は、支出用の口座を別で持つようにしましょう。
私は楽天で支出用を使っていますが、ポイント活用としては現在主流は楽天ポイントもしくはDポイントが主流だと思います。
給与からの自動引き落としの有効活用
企業の福利厚生で会社の給与所得から自動的に抜いてもらえるものがいくつかあります。
- 財形貯蓄
- 企業型年金保険（DC)
- iDeCo
- NISA
この辺りは自動的に収入から毎月貯蓄に回されるので、使いすぎるということが無くなります。
家計簿アプリを使用する
家計簿アプリで支出を管理するのも一つの手です。家計簿ってつけるの面倒ですよね、、
二つほど有名な家計簿アプリをご紹介します。
両方とも無料で使いやすさに関しては使用者によるところが多いですが、
ほぼ家計アプリで必要な項目を網羅しております。
無料で使えますので、使ってみることをお勧めします。
- マネーフォワードME
- Zaim
支出をプリペイドカードを使用して定額化しておく
家計簿アプリを使用するのと同様ですが、クレジットカードで支出を管理しているとどうしても使い過ぎてしまいます。
やはり一番はPaypayに代表されるアプリを入れておくことです。
私も基本的にはクレジットカードは使用せず、プリペイドで支払いを行います。特にお小遣い制のパパにはお勧めです。タバコなどで定期的に支出が出てしまう場合は、ポイントバックがあるため、使用するのはあり。
使いすぎが気になる方はお勧めです！
まとめ
仕事面で使えるパーキンソンの第１法則から学べる3つのコツ
- まずはすべての業務をタスク化しましょう
- 次に自分の時間を区切って見ましょう
- 最後は息抜きをする時間を作りましょう
プライベート面で使えるパーキンソンの第２法則から学べるの4つのコツ
- 収入を別口座に分ける
- 給与からの自動引き落としの有効活用
- 家計簿アプリを使用する
- 支出をプリペイドカードを使用して定額化しておく
この法則を理解すると様々なことが解決されていくと思います。是非ともこの法則を活用していただくことをお勧めいたします。
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