この記事ではエクセルスキルを上達させたい、仕事効率を上げていきたい方にお勧めのパソコンスキルをご紹介します。
- パソコンの事務作業に時間がかかってしまっている
- 少しでも仕事を効率化させたい
- 少しでも早く仕事を終わらせたい
という方が読んで頂ければ、すぐに改善するものを3つ紹介させて頂きます。
メールを打つのに5分も10分もかけている方は、1分で終われば、残りの時間を休憩に回したり、他の仕事に当てることができます。
出来ているつもりでも、一回自分のパソコンスキルを見直してみましょう。
簡単なものしか挙げておりませんので、明日からすぐに実行に移せます。
エクセルのショートカットキーの作成
なぜ大事かというと、右クリックで値貼り付けしている方が一定数います。
コピペだけであれば、キーボード操作で行けますね。値貼り付けは残念ながら、ショートカットキーを作るのが一番早いです。
例えばエクセルを保存する時に、ショートカットキーを使っていない人は少ないと思います。
Ctrl＋Sですね。これも覚えていて損はないのですが、保存時は出来るだけ、安全に正確にしたいのでボタンをクリックされる方が多いと思います。
皆さんデフォルトである機能は、便利だから使用しているかと思いますが、
ショートカットキーも以下の方法でカスタマイズ出来るのでぜひともやってみましょう！
赤い枠のところで左クリックします。
その他のコマンドを左クリックします。
上記でコマンドの選択画面ですべてのコマンドにしておくと、値貼り付けまで出てきます。
五十音順でリスト化されていますので、値＝（ち）行にあります。
値（値の貼り付け）をクリックして、真ん中の追加ボタンを押します。
すると右側に移動されますので、これでショートカットキーが作成されます。
もちろん、コマンドの中にあるものはすべて使えますので、よく使っているものは追加しておいたほうが良いでしょう。
エクセルのよく使う短縮キーの一覧
短縮キーは上げればキリがないほど多く存在します。
しかしながら自身で使っているのは10個くらいかなと思いましたので、
使用頻度の高いものをまとめておきました。
組み合わせて使われることが多いので、
コピー＆ペーストするときは、Ctrl＋Cで、Ctrlキーは押したまま、Vを押すことで組み合わせて使用できます。
Ctrl＋A＋C＋Vは全選択したものをコピペですね。
Ctrl＋A＋Dは全選択削除です。大事なものを削除しないようにしてくださいね。
Ctrl＋Zですぐに戻れますから安心です。
大きな表を使って仕事をしている人はとくに、選択するときにマウスを使いがちですが、
キーボードの方が圧倒的に早いです。
注意としてはCtrl＋矢印は連続したデータ内でしか移動できませんので、
表の中に空欄がある場合には注意してください。
短縮キーはエクセルでかなり使用頻度の高い項目ですので、今一度見直してみましょう！
単語の追加、辞書登録（windows10）
メールを打つときどうしてますか？
必ず社会人で使用することとなる、あいさつ文などは定型化すべきです。
そのときに使用するのがこの「辞書登録」機能になります。
お世話になっております。
をosewaninatteorimasuと入力する方は下記にある方法で時短をしてください。
windowsを使われている方は右下の入力モード選択のアイコン「A」もしくは「あ」を右クリックします。
すると上記の画面が出ますので、そこで「単語の追加」を左クリックしましょう。
上記の単語欄に「短縮前の長い文章」を入力します。
よみの欄に「短縮させたい短い文字」を入れます。
そして「登録」が押せるようになるので「登録」を押します。これで完了です。
この方法を使用することで、ほとんどの返信メールが1分以内に返せます。
私が必ず短縮読みで使用する語句は下記のとおりです。
- おせ→お世話になっております。
- 会社名頭文字→「会社名」の〇〇です。
- 部署名頭文字→「部署」の〇〇です。
- あり→有難うございます。
- ごれ→ご連絡有難うございます。
- ひき→引き続き宜しくお願いいたします。
- いじょ→以上、ご確認のほど宜しくお願いいたします。
- よろ→宜しくお願いいたします。
- ひょ→表題の件ですが、
これくらいの文章は日常のビジネスメールで多用するかと思います。
この方法を使用すれば、ミスタイピングによる誤字脱字も無くなりますね。
また変換で一回で出てこない得意先や苗字に関してもかなり有効活用できます。
旧漢字や繰り返しで使われる「々」など、何回も探す手間よりも、辞書登録してしまいましょう！
まとめ
- ショートカットキーを使って、ボタン一個で完結させよう
- 短縮キーは簡単に覚えることができる！日常よく使うものから使用していこう
- 辞書登録で、誤字脱字を減らそう
- 辞書登録すれば、メールが早く打てるようになる
これらのスキルは中々先輩から教えてもらったり、OJTでもその人のやり方しか教わらないため、基礎スキルとしてどんどん覚えて自身のスキルアップを目指しましょう！
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